Personvernerklæring Skoleskipet Gann
Sist oppdatert 25.09.2023

Denne personvernerklæringen gir opplysninger om hvilke personopplysninger vi samler inn, hvordan de samles inn og hvilke rettigheter du har når personopplysninger om deg er registrert hos oss. Daglig leder er hovedansvarlig for vår behandling av dine personopplysninger.

1. Behandlingsansvarlig
Skoleskipet Gann er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger som kommer til oss. Skoleskipet Gann har ansvar for at administrasjonen håndterer personopplysninger på en forsvarlig måte og i henhold til gjeldende regelverk. Disse reglene kan fra tid til annen bli revidert. Våre til enhver tid gjeldende regler vil være presentert på denne siden.

2. Formål med behandling av personopplysninger
Skoleskipet Gann registrerer personopplysninger om våre kunder og elever for å kunne identifisere korrekt kunde slik at leveranse, kundebehandling, fakturering og innkreving av utestående kan gjennomføres på en korrekt og sikker måte.

For søkere/elever: Når du søker på skolen vil vi lagre og behandle din søknad med de opplysningene du oppgir. Dette gjør vi for å bekrefte at du som søker har rett til skolegang og starte behandling av din søknad. For elever som takker ja til skoleplass beholder vi informasjon gitt i søknad og innhenter ytterligere informasjon, som feks bilde og passinformasjon. Dette gjøre vi for å kunne rapportere til myndigheter og senere for å utstede kompetansebevis.
For cruisepassasjerer: Når du bestiller en reise via gann.no eller per telefon vil vi lagre og behandle de opplysningene du selv oppgir. Dette gjør vi for å kunne bekrefte og effektuere din bestilling og senere gjennomføre reisen.

3. Behandlingsgrunnlag
Ved å søke på skolen eller bestille tur med Skoleskipet Gann samtykker kunde til at Skoleskipet Gann innhenter, registrerer og behandler personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen.

For cruisepassasjerer: Dersom du ønsker å bestille en reise, men ikke ønsker å godkjenne våre elektroniske reisevilkår kan du ta kontakt med oss per telefon. Du vil da samtykke til reisevilkår for turen, men unngå å sende personopplysninger elektronisk. Vi vil lagre dine personopplysninger i tråd med norsk lov. 

4. Hvilke personopplysninger behandles og hvor hentes de fra?
Skoleskipet Gann registrerer og behandler de personopplysninger du som kunde (elev eller passasjer) oppgir ved kontakt med oss. Det er et minimumskrav å opplyse om navn, adresse, fødselsdato, e-postadresse og mobiltelefonnummer for at Skoleskipet Gann skal kunne opprette kundeforholdet. Når du søker på skoleplass/bestiller en reise samtykker du i at vi samler inn og sender dine oppgitte personopplysninger til oss elektronisk. Vi benytter oss av en tredjepart for innhenting av data fra din søknad/bestilling, som i overføringen kan få tilgang til dine opplysninger.

For søkere/elever: I tillegg samler vi inn søkers fødselsnummer, kontaktinformasjon til foresatt(e), hvilke utdanning en søker på og karakter. Søker sender dette selv i søknad eller som vedlegg, Dette blir registrert i vårt skoleadministrative system før vi kan gå i gang med behandling av søknaden. Vi registrerer også informasjon som har betydning for internatdelen av skolen (dietter, allergier, lugarønsker o.l.).
For cruisepassasjerer: I tillegg samler Skoleskipet Gann inn opplysninger om reisen. Dette kan være dato for cruise, lugarnummer, reisefølge, bestillingstidspunkt, evt. passinformasjon, dietter og hvilke andre tjenester du velger å benytte deg av, for eksempel utflukter på land. Personopplysninger samles inn ved at kunde selv oppgir opplysningene ved bestilling. Dette kan skje til vår administrasjon- skriftlig, per telefon eller via «min side» i nettbutikk. Dersom du velger å betale med kredittkort vil dine kredittkort opplysninger deles med kredittkortselskapet for å gjennomføre oppgjøret for reisen. Ved mangelfulle personopplysninger kan vi innhenter informasjon fra andre for eksempel telefonkatalogen og posten.

5. Bruk av analyseverktøy, informasjonskapsler (cookies) og annen teknologi
Våre websider inneholder en informasjonskapsel, eller såkalt cookie, som er en liten tekstfil som lastes ned og lagres på datamaskinen din når nettsiden åpnes. Vi bruker informasjonskapsler til å innhente statistikk og måle trafikk på internettsidene. Informasjonskapselen inneholder ikke IP-adresse og dens levetid er 6 måneder dersom ikke du sletter den. Vi innhenter vanlig besøksstatistikk for våre nettsteder ved bruk av Google Analytics. Alle statistikkdata slettes etter 26 måneder. Statistikken og andre teknologiløsninger, som kun samler anonym informasjon, hjelper oss med å forbedre internettsidene våre kontinuerlig, og forteller oss om hvilke sider vi skal vie mest oppmerksomhet og hvilke som skal slettes.

6. Utlevering av opplysninger til tredjepart – taushetsplikt
Skoleskipet Gann utleverer ikke personopplysninger til utenforstående unntatt når utlevering av personopplysningene skjer:
a) med samtykke fra den opplysningen gjelder (fullmakt)
b) med hjemmel i lov eller forskrift gitt med hjemmel i lov (regnskapsloven)
c) etter pålegg fra domstol eller annen myndighet
d) som ledd i betalingsinnkreving hvor det foreligger saklig grunn (inkassobyrå)
e) for å kunne oppfylle våre forpliktelser i henhold til elevtokt/cruise utleveres nødvendige opplysninger til våre samarbeidspartnere (for eksempel havner og myndigheter)

For elever: Der det er nødvendig for å sikre godkjenning av din utdanning vil Skoleskipet Gann gjøre tilgjengelig nødvendige personopplysninger for de myndigheter som «bistår til den tekniske eller administrative driften» av skolen (rapportering til Utdanningsdirektoratet)
For cruisepassasjerer:. Vi gir aldri ut dine personopplysninger til andre i ditt reisefølge, men unntak av reiselederne. De plikter å oppbevare opplysningene på en trygg måte, og ikke distribuere dem til andre uten ditt samtykke. De kan likevel handle på selskapets vegne og formidle opplysninger i tråd med betingelsene for personvern nevnt på denne siden.
Alle ansatte ved Skoleskipet Gann signerer taushetserklæring ved tiltredelse.

7. Lagring og sletting av personopplysninger
Skoleskipet Gann oppbevarer personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning og har til enhver tid tiltak for å sikre kravene til konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet. Personopplysningene vil bare bli lagret så lenge Skoleskipet Gann har et saklig behov for dette. Når Skoleskipet Gann ikke lenger har et saklig behov for lagring av personopplysninger, vil opplysningene bli slettet eller anonymisert. Tilgang til systemer hvor personopplysninger er lagret gis kun til ansatte som har behov for tilgang for å sikre daglig drift og er begrenset ved bruk av individuelle brukernavn og passord.

For cruisepassasjerer: Når du bestiller en reise vil vi benytte din e-postadresse/adresse for utsendelse av informasjon om din bestilling og utsending av katalog.
For elever: Når en elev slutter ved skolen for å begynne på en annen skole, blir alle karakterer og relevante saksdokument oversendt til den nye skolen. Etter endt skoleløp lagrer vi vitnemål med vedlegg, for å kunne dokumentere skolegangen hos oss. Opplysninger om økonomi blir lagra og sletta i samsvar med regnskapsloven.

8. Sikring av personopplysninger
Skoleskipet Gann har rutiner og systemer for å begrense tilgangen til personopplysninger samt at personopplysninger ikke kommer på avveie. Rutiner for håndtering av personopplysninger gjennomgås jevnlig i vår administrasjon.

9. Dine rettigheter
Du kan til enhver tid kreve innsyn i de opplysninger som Skoleskipet Gann har registrert om deg. Du kan også kreve retting og sletting av personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning.

10. Revisjon av personvernerklæring
Vi kan endre personvernerklæringen fra tid til annen, og siste dato for endring vises alltid øverst i erklæringen.